В любой компании хранение большого количества документов – обязательная необходимость. Есть много структур, которые следят за соблюдением этих правил. Чтобы обеспечить выполнение этих обязательств, сохранить в целости важные бумаги, которые занимают много места, предприниматели предпочитают арендовать склад, чтобы размещать в нем архив. В большинстве случаев основная причина – экономия. Причем она может касаться самых разных аспектов, о которых поначалу многие бизнесмены даже не подозревают. Всего их, как минимум, пять.
Экономия на площади офиса, который нужно арендовать
Отправив документы в бокс, не придется тратить на них место в офисе, который арендует компания. Там, где раньше лежали бумаги, можно разместить новое рабочее место. Отказ от дополнительной площади поможет снизить арендную плату.
Снимать несколько квадратных метров в боксе в любом случае будет значительно дешевле, чем арендовать коммерческую недвижимость в офисном центре. В этом может заключаться большая экономия.
Экономия на разумном и практическом использовании свободного пространства
Если в офисе освободилось много свободного места после того, как компания стала арендовать бокс, можете практично его использовать. Помещение, которое раньше занимали шкафы с архивами, использовать по-другому, чтобы повысить практичность и удобство.
Например, обустроить отдельную комнату для приема клиентов, дополнительные места для отдыха и восстановления сотрудников.
Экономия на возможных выплатах по судебным искам
По действующему федеральному законодательству компании обязаны хранить определенные документы длительное время. Некоторые бумаги должны быть подшиты в архив в обязательном порядке.
Сроки хранения разные – минимум один год. К некоторым документам проверяющим структурам необходимо предоставить доступ на протяжении 75 лет.
За нарушения компании полагается штраф. Причем это касается всех фирм. Например, длительное время необходимо иметь личные дела сотрудников.
Экономия на оплате штрафов от контролирующих ведомств
Здесь должны быть учтены минимум два аспекта:
-
В любой момент может начаться аудиторская, налоговая или любая другая проверка со стороны контролирующих органов. Контроллеров может интересовать информация о своевременной уплате налогов, отчислений в ФОМС и другие страховые фонды, наличие фискальных чеков. Если этих документов не будет в архиве, выписывается штраф.
-
Документы должны быть размещены в комнате, которая соответствует правилам противопожарной безопасности. Поэтому сотрудники Госпожнадзора будут предъявлять к ней повышенные требования. Например, это двери особого класса пожаростойкости, автоматы для отключения электропитания на случай аварийной ситуации. В арендованных боксах созданы все эти условия.
Экономия времени, которое тратится на поиск необходимых документов
Когда архив большой, систематизировать бумаги, которые в нем хранятся может не каждый. Поможет бокс, оборудованный стеллажами, где можно быстро расставить по местам документы, имеющие ценность. В этом случае их поиск не займет много времени, компания всегда будет иметь их под рукой.
Услуги по сдаче таких помещений в аренду предлагает компания Хоумсклад. У клиентов есть круглосуточный доступ в помещения, сотрудники помогут выбрать оптимальный вариант, который подойдет лучше всего. Работа ведется с юридическими и физическими лицами на основании официального договора.