По требованиям действующего законодательства, каждая организация, работающая официально, должна иметь набор обязательных документов, подтверждающих легальность и законность ее деятельности. Это бумаги разного типа – квитанции, счета, бухгалтерские отчеты, налоговые декларации, договоры. Все это - достаточно небольшой перечень того, что требуется иметь и хранить в любой компании на протяжении определенного времени.
Уже через несколько лет активной деятельности большинство руководителей сталкивается с проблемами при организации хранения документов соответствующим образом. Ведь для этого требуется создать особые условия, да и места требуется немало.
Сколько нужно хранить документы в организации?
Все документы делятся на несколько видов, эта классификация зависит от сроков их хранения и назначения. Некоторые можно утилизировать практически сразу, как только они выполнят свою непосредственную функцию. Другие должны быть в наличии на протяжении нескольких лет, их в любой момент могут потребовать контролирующие и проверяющие органы. Некоторые договоры и соглашения вовсе запрещено уничтожать. В результате выделяют три варианта:
-
временный – до 10 лет;
-
долговременный – более 10 лет;
-
постоянный.
Чтобы решить, сколько требуется хранить те или иные бумаги, их нужно классифицировать, чтобы определить ценность и отнести к одной из следующих групп.
Временная группа
Сюда относятся следующие бумаги:
-
поручения, выдаваемые структурным подразделениям;
-
приказы, относящиеся к хозяйственной и административной деятельности;
-
проекты распоряжений и приказов, приложения к ним;
-
отчеты и справки, подтверждающие выполнение приказов;
-
переписка о выполнении решений и приказов, принятых на конференциях и совещаниях;
-
проекты регламентов, а также сопутствующие бумаги, касающиеся их разработки;
-
переписка, относящаяся к переименованию компании или ее реорганизации.
Долговременная группа
Более 10 лет должны храниться:
-
приказы, касающиеся личного состава, трудоустройства, аттестаций, перевода, повышения квалификации;
-
документы о прекращении деятельности или государственной регистрации компании;
-
технико-экономический паспорт организации;
-
штатное расписание сотрудников;
-
сертификаты;
-
перечни работ о проведении резервного копирования информации.
Постоянная группа
Постоянно должны храниться:
-
приказы, касающиеся основной деятельности, а также журналы, в которых они регистрируются;
-
организационная структура;
-
номенклатура дел и должностей;
-
акты об утрате и уничтожении дел;
-
ценники, прейскуранты, тарифы на конкретные услуги и продукцию;
-
готовые отчеты и планы;
-
итоговые бухгалтерские балансы;
-
годовые отчеты, направляемые в федеральную налоговую службу и всевозможные фонды;
-
уставы;
-
паспорта, фиксирующие сделки;
-
сертификаты ключа электронной подписи.
Разновидности хранения документов
Существует три основных вида хранения документов.
Архивное
Сюда относятся бухгалтерские и государственные бумаги, срок хранения которых от пяти лет.
Бухгалтерская и статистическая отчетность должна храниться не менее десяти лет, отдельные государственные документы (журнал учета выдачи трудовых книжек, трудовые договоры) – от 50 до 75 лет. Информация о сотрудниках, когда-либо работавших в компании, не подлежит уничтожению.
Если организация ликвидируется, все бумаги передаются в государственный или муниципальный архив. К помещениям, в которых организовано хранение этого вида документов, предъявляют следующие требования:
-
соблюдение определенной влажности и температуры;
-
достаточный световой режим;
-
соответствие санитарно-гигиеническим нормам, исключающим образование грибка, грязи;
-
повышенные меры безопасности для предотвращения краж, несанкционированных проникновений.
Бухгалтерское
Эти документы могут храниться как в офисе, так и за его пределами. В последнем случае это намного выгоднее, так как позволяет сэкономить полезную площадь, не нужно тратить силы и время на постоянную классификацию.
Услуги по хранению документов в Москве предоставляет компания Хоумсклад. Здесь предлагают выбрать один из складов в столице, клиент получает круглосуточный доступ к своим бумагам.