Хранение личных дел и трудовых книжек сотрудников организации — ответственная обязанность представителей кадровой службы. Порядок и правила установлены в действующем законодательстве. Необходимо соблюдать нормы законов об архивах и персональных данных. За этим следит трудовая инспекция.
Чем больше документов и сведений о сотруднике собрано, тем лучше обеспечивается его персонификации. Поэтому на каждого работника организации требуется завести карточку личного дела и хранить их вместе с трудовыми книжками в алфавитном порядке. Это позволит систематизировать оборот документов в организации, при необходимости проводить быстрый анализ личных дел и трудовых книжек. Найти нужную карточку никогда не составит труда, так как все они хранятся в алфавитном порядке.
Хранение личных дел работников организации и трудовых книжек в России регламентировано Правилами организации хранения документов, составленных Архивным фондом. Они выпущены в 2015 году.
В соответствии с этим документом, работодатель обязан составить карточку на каждого работника, завести личное дело, чтобы хранить в нем трудовую книжку и другие документы. Законом не регламентирован точный перечень документов, который должен храниться в личном деле работника организации. В большинстве случаев в этот список включают следующие документы:
Папки с документами следует держать в алфавитном порядке в отдельном сейфе. Личные дела рекомендуется хранить в вертикальных папках и располагать строго в алфавитном порядке. Если в компании более 50 работников, завести алфавитные карточки требуется обязательно. В карточках следует указывать номер личного дела каждого работника, чтобы ускорить поиск необходимых документов.
Клиенты пользуются услугами компании «Хоумсклад» при хранении документации и любых других вещей, предметов. Например, при ремонте в квартире, сдаче недвижимости в аренду или переезде в другой город.
Как хранить личные дела работников
Эффективность управленческих процессов создается при грамотном ведении документооборота. Одна из составляющих этого процесса — правильное хранение личных дел работников организации. Они должны находиться вместе с трудовыми книжками, быть всегда под рукой, при этом надежно защищены в соответствии с требованиями закона о персональных данных.Чем больше документов и сведений о сотруднике собрано, тем лучше обеспечивается его персонификации. Поэтому на каждого работника организации требуется завести карточку личного дела и хранить их вместе с трудовыми книжками в алфавитном порядке. Это позволит систематизировать оборот документов в организации, при необходимости проводить быстрый анализ личных дел и трудовых книжек. Найти нужную карточку никогда не составит труда, так как все они хранятся в алфавитном порядке.
Хранение личных дел работников организации и трудовых книжек в России регламентировано Правилами организации хранения документов, составленных Архивным фондом. Они выпущены в 2015 году.
В соответствии с этим документом, работодатель обязан составить карточку на каждого работника, завести личное дело, чтобы хранить в нем трудовую книжку и другие документы. Законом не регламентирован точный перечень документов, который должен храниться в личном деле работника организации. В большинстве случаев в этот список включают следующие документы:
- трудовой договор с подписью работника организации;
- личная карточка;
- инструкция с перечнем должностных обязанностей;
- при необходимости — результаты профосмотра.
Порядок хранения личных дел работников организации
Личные карточки сотрудников хранятся в алфавитном порядке. В состав личного дела входят документы с указанием персональных данных работников организации. Среди них встречаются документы с длительными сроками хранения. Поэтому в законодательстве выделяют текущее и архивное хранение личных карточек и дел.Текущий порядок хранения
При организации текущего хранения личных карточек в алфавитном порядке и других документов требуется организовать процесс таким образом, чтобы можно было в любой момент осуществить быстрый поиск нужной карточки или документа. При этом исключить несанкционированный доступ к личным делам работников организации.Папки с документами следует держать в алфавитном порядке в отдельном сейфе. Личные дела рекомендуется хранить в вертикальных папках и располагать строго в алфавитном порядке. Если в компании более 50 работников, завести алфавитные карточки требуется обязательно. В карточках следует указывать номер личного дела каждого работника, чтобы ускорить поиск необходимых документов.
Архивный порядок личных дел и карточек работников
В архив документы и карточки сотрудников передаются после их увольнения или смерти. При отсутствии архива в отделе кадров на предприятии карточку следует передать в муниципальный или государственный архив.Сроки хранения
Хранение личных дел и трудовых книжек сотрудников регламентировано приказами Росархива. Конкретные сроки зависят от даты создания дела. Если до 2003 года, то на протяжении 75 лет с момента создания или поступления. Если после 2003 года, то 50 лет с момента создания или поступления в архив.Хранение в компании «Хоумсклад»
При отсутствии возможности организовать грамотное и безопасное хранение трудовых книжек и личных дел на предприятии, клиенты могут обратиться в компанию «Хоумсклад». Здесь физическим и юридическим лицам предоставляются индивидуальные боксы, где можно хранить документацию в алфавитном порядке и любые другие вещи. Сотрудники «Хоумсклад» создают оптимальные условия для хранения предметов. Преимущества обращения в компанию:- Клиент арендует бокс любой площади и на любой срок.
- В помещении поддерживается постоянная температура и уровень влажности, организована постоянная вентиляция.
- Территория складов находится под круглосуточным наблюдением и охраной.
- Компания заключает официальные договора с юридическими и физическими лицами.
- Клиенту предоставляется круглосуточный персональный доступ к арендованному боксу.
- Склады расположены рядом с оживленными магистралями и остановками общественного транспорта.
Клиенты пользуются услугами компании «Хоумсклад» при хранении документации и любых других вещей, предметов. Например, при ремонте в квартире, сдаче недвижимости в аренду или переезде в другой город.